Uyum Politikası

1. Amaç

Bu Uyumluluk Politikası'nın amacı, Autogong İç ve Dış Ticaret Anonim Şirketi'nin etik kurallarına, yolsuzluk karşıtı yasal düzenlemelere, mesleki ilkelere ve evrensel standartlara uygunluğunu sağlamaktır.

2. Kapsam

Bu politika; Autogong İç ve Dış Ticaret Anonim Şirketi'nin Yönetim Kurulu ve tüm çalışanları, mal ve hizmet sağladığımız firmalar, tedarikçiler, danışmanlar, avukatlar, iç ve dış denetçiler de dahil olmak üzere, şirketimiz adına görev yapan tüm kişi ve kuruluşları (iş ortakları) kapsar.

Bu politika, aşağıdaki unsurları içerir:

• Yönetim Kurulu ve tüm çalışanlar tarafından kabul edilen etik ilkeler,
• Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi'ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkeler,
• İnsan Kaynakları Uygulamaları ve
• Disiplin Yönetmeliği'nin ayrılmaz bir parçasıdır.

3. Tanımlar

Yolsuzluk, bir kişinin bulunduğu pozisyonun gücünü, doğrudan veya dolaylı olarak haksız kazanç elde etmek amacıyla kötüye kullanmasıdır. Yolsuzluk, çeşitli şekillerde gerçekleştirilebilir:

• Nakit ödemeler,
• Siyasi veya diğer bağışlar,
• Komisyonlar,
• Sosyal haklar,
• Hediye ve ağırlama,
• Diğer menfaatler.

4. Görev ve Sorumluluklar

Uyum Politikasının uygulanması ve güncellenmesinden sorumlu olan en üst yetkili organ, Yönetim Kurulu’dur. Yönetim Kurulu, aşağıdaki görevleri yerine getirir:

• Politika ve stratejilerin yazılı hale getirilmesi ve gerekli sistemlerin kurulması,
• Üst düzey yönetimin, risk değerlendirmesi yaparak uygun kontrol mekanizmalarını oluşturması,
• Her bir birim amirinin, şirket faaliyetlerinin yasal düzenlemelere ve güvenlik standartlarına uygunluğunu denetlemesi,
• Politika ihlalleri durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının işletilmesi.

Ayrıca tüm çalışanlar,

• Yönetim Kurulu tarafından belirlenen politikalara tam uyum sağlamak,
• Kendi alanlarındaki riskleri etkin şekilde yönetmek,
• Yasal düzenlemelere ve şirket uygulamalarına uyumlu çalışmak,
• Politika ihlali durumunda Yönetim Kurulu'na bildirimde bulunmakla sorumludur.

5. Mal Ve Hizmet Alınan Firmalar Ve İş Ortakları

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, bu politikalara ve ilgili yasal düzenlemelere tam uyum göstermesi zorunludur. Uyumsuzluk tespit edilen kişi veya kuruluşlarla iş ilişkileri sonlandırılacaktır.

5.1. Firma ve İş Ortaklarının Seçimi

Firma ve iş ortaklarının seçimi sırasında, deneyim, mali performans, teknik yeterlilik gibi objektif kriterlerin yanı sıra etik ilkeler ve olumlu bir geçmişe sahip olmaları dikkate alınacaktır. Yolsuzlukla ilgili olumsuz bilgiler taşıyan firmalarla, diğer kriterleri karşılasalar bile iş ilişkisi kurulmayacaktır. Bu kapsamda yapılan değerlendirme ve araştırmaların sorumluluğu Yönetim Kurulu'na aittir.

5.2. Firma ve İş Ortakları ile Anlaşma Sağlanması

Seçilen firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşmalarda,

• Politikada belirtilen esaslara ve yasal düzenlemelere uyum sağlanması,
• Çalışanlarının bu prensiplere uygun davranması,
• Periyodik olarak bu konuda eğitim almaları ve bildirim yükümlülüklerine uygun hareket etmeleri sağlanacaktır.

Uyumsuzluk durumunda, sözleşmelerin haklı sebeple feshedileceği belirtilecektir.

6. Yolsuzluk Eylemleri İçin Başlıca Risk Alanları

Autogong İç ve Dış Ticaret Anonim Şirketi, her türlü yolsuzluk eylemine karşı sıfır tolerans ilkesini benimsemektedir. Yolsuzluk riski taşıyan başlıca alanlar şunlardır:

6.1. Yolsuzluk

Autogong, yolsuzlukla mücadele etmektedir. Yolsuzlukla ilişkisi bulunan herhangi bir üçüncü tarafla iş ilişkisi kurulmaz.

6.2. Hediye

Şirketimiz, hediye alışverişinde yalnızca sembolik ve düşük değerli hediyelere müsaade etmektedir. Yüksek değerli hediyelerin kabulü kesinlikle yasaktır. Hediye kabulü, çalışanın amiri aracılığıyla Yönetim Kurulu'na bildirilmelidir.

6.3. Ağırlama Politikası

Firma, iş ilişkilerini geliştirmek amacıyla üçüncü şahıslara ağırlama teklif edebilir. Ancak, herhangi bir ağırlama teklifi yalnızca şirketin etik ilkelerine uygun olarak ve yüksek değerli bir ağırlama teklifinin söz konusu olması durumunda amir onayıyla yapılmalıdır.

6.4. Kolaylaştırma Ödemeleri

Devlet kurumlarıyla yapılan rutin işlemler için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.

6.5. Bağışlar

Bağışlar, şirketin tabi olduğu yasal düzenlemelere uygun olarak yapılmalıdır. Çalışanlar, kendi kişisel bağışlarını iş yerinden bağımsız olarak gerçekleştirebilirler.

7. Eğitim Ve İletişim

Uyum Politikası, tüm çalışanlara duyurulmuş ve erişilebilir olmalıdır. Eğitimler, çalışanların farkındalıklarını artırmak için zorunludur ve her birim amiri tarafından katılım sağlanmalıdır.

8. Politika İhlalleri Ve Yaptırımlar

Çalışanlar, bu politika ve yürürlükteki tüm yolsuzlukla mücadele yasalarına uymak zorundadır. Politikaya aykırı hareket eden çalışanlar, iş akdinin feshi de dahil olmak üzere disiplin cezaları ile karşılaşabilirler. Yolsuzluk eylemlerine katılmayı reddetmek, ihlalleri bildirmek veya endişelerini dile getiren çalışanlar herhangi bir olumsuz muameleye tabi tutulamazlar.

9. Gözden Geçirme

Bu politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve şirketin internet sitesinde ilan edilir.